Enscape：虚拟协作的 5 个重要提示

当我们在 2020 年初开始远程工作时，我们汇总了一些在家工作的技巧，以帮助您适应新的工作方式。 近一年后，我们邀请了 Rivian 的设计技术经理 Enoch Chow，分享他的虚拟协作技巧，让您与同事和客户保持联系并有效工作。

改进虚拟协作的方法

2020 年，世界经历了近代史上最大的在家工作转型之一（美国 42% 的劳动力现在在家工作）。

在此期间，公司，更具体地说是他们的员工，在这些最特殊的时期表现出令人难以置信的弹性和灵活性，使事情顺利进行。 现在过渡阶段已经基本结束，也许是时候花点时间思考改进虚拟协作的方法了。

以下是您和您的团队需要考虑的 5 个虚拟协作重要提示：

提示 1：追求单一的事实来源

由于大多数办公室仍然保持在家工作政策或某种形式的混合设置，员工很容易创建同一文件的多个本地版本，无论它是 BIM 模型还是 Word 文档。

糟糕的网络设置（例如不可靠的 VPN 连接）通常会加剧这种情况。由于缺乏对文件的可靠访问的信心，因此鼓励用户保存文件的本地副本以对其进行处理，从而产生重复和经常冲突的版本。

此外，电子邮件和即时通讯工具等多种通信平台的使用也进一步加剧了这个问题。看到同一文件的多个版本被上传到同一电子邮件链或消息线程的情况并不少见，这使得用户很难确定哪个是真实来源。

如果可能，请为各种文件类型利用基于云的存储解决方案。避免将文件作为附件来回发送，这会带来安全和版本控制问题。应该发送具有正确访问级别的链接，以便用户始终能够找到真实的来源。建立知识库也是一个好主意，例如公司内部网或维基。这些平台可以显着减少对政策、流程和工作流程的混淆，并具有改善内部信息分发的额外好处。

以下是一些商用平台的示例（无特定顺序）：

• PDF：Bluebeam 会话
• 文本文档：Microsoft Office 365、Dropbox Paper、Google Docs
• 电子表格：Microsoft Office 365、Smartsheet、Google Sheets
• 项目管理：Trello、Airtable、Monday.com
• 实时渲染：Enscape
• 云存储：Amazon AWS、Google Drive、Dropbox、Box、Microsoft Sharepoint
• Intranet：Microsoft Sharepoint、Mighty Networks

 

可用于帮助管理项目的 Trello 产品管理板示例

提示 2：定义通讯协议

目前市场上有许多可用的通信工具，并且它们已被许多行业广泛采用。 每个工具都有其用途，但如果没有明确的协议，信息可能会丢失，关键决策可能会被埋没。

同样重要的是要记住，根据您所在的国家和州，包括即时消息在内的电子通信可能被视为法律文件。 有了这个，公司应该清楚地定义每个工具的用途，以便员工对何时以及如何使用这些通信工具有明确的指导。

以下是有关通信协议的一些建议：

电子邮件：做出决定的官方文件

Instant Messenger：寻求信息、实时通信

虚拟会议：实时协作、小组演示

一些最佳实践包括：

• 始终记录通过会议记录做出的决定并将其分发给利益相关者。
• 假设所有即时消息对话都保存在某个服务器上，即使您的本地应用程序可能不会保留所有数据。
• 工作是在会议之外完成的，时间对每个人都很宝贵。 会议必须有明确的目的和目标。 简而言之，没有议程，没有会议。

 

在 Microsoft Teams 中，可以轻松共享每次会议的文件、笔记和录音

提示 3：利用实时协作工具

AEC 行业高度依赖视觉传达。 有时，一卷简单的描图纸或一块白板，人们可以在其中实时直观地交流他们的想法，这比来回发送十几封电子邮件要有效得多。

在虚拟协作时代，有各种替代方案，例如 Miro 或其他“无限画布”平台，允许用户实时共享内容、绘图、固定笔记和可视化想法。

说到实时协作工具，Enscape 不仅是一款出色的实时可视化工具，不需要任何类型的文件导出，从而消除了版本控制的麻烦，而且开发团队还实现了兼容的协作注释 使用 BIM 跟踪。 此架构协作功能允许用户记下与项目相关的问题以及该问题的屏幕截图，这有助于保持项目的进展并加快工作流程。 

改进协作设计：使用 Enscape 可以在您的建筑模型中创建和跟踪问题

提示 4：变得与设备无关

对于在任何地方工作的人，办公室应该评估他们的设置与设备无关的程度。由于转向基于云的计算和网络应用程序的流行，笔记本电脑和移动设备很快成为许多人的主要设备。

这要求从根本上重新思考运营挑战，例如易于访问、文件大小管理、文件格式和处理能力要求。 Web 应用程序（例如 Office 365、Google 套件和其他基于云的存储）在很大程度上解决了这个问题，因为它们通常具有适用于大多数移动设备的本机应用程序，但是，如果公司决定将文件托管在本地服务器上，移动访问可以可能是一个棘手的问题。

公司应该预计在可预见的未来硬件变化会增加，因为更多的员工也将使用他们的个人设备工作。这意味着应在设备安全性和软件评估方面给予额外考虑：强烈建议使用 2 因素身份验证，以防止通过被盗设备或网络钓鱼电子邮件恶意访问公司的基础设施。

在软件评估方面，请注意多个操作系统等同于增加成本，因为一些软件公司可能对不同的操作系统有不同的许可政策。如果该软件仅适用于 Windows 操作系统，则购买、设置和维护虚拟机许可证可能会产生额外费用。

 

提示 5：承认屏幕疲劳并尊重工作与生活的界限

随着包括会议和制作在内的大多数工作现在都是虚拟进行的，承认屏幕疲劳就变得更加重要。 以下是处理屏幕疲劳的一些技巧：

• ·定期将目光从屏幕上移开。 阅读有关 20-20-20 规则的更多信息。
• ·经常伸展。
• ·定期走一小段路。 即使步行 15 分钟也会有很大的不同。
• ·注意家庭办公室设置的人体工程学，因为不良姿势会导致身体大量磨损。
• ·建立标志着工作日开始和结束的例行程序
•   抵制总是可以进行与工作相关的交流的诱惑，尤其是现在工作和生活之间的界限越来越模糊。 与您的老板和同事沟通边界期望。

 

随着 2021 年开始并继续从家庭生活开始工作，现在可能是花点时间评估您的虚拟协作工作流程的好时机。 我希望上面的提示将帮助您在这些非凡的时期开始新的一年并茁壮成长。